Política de Tratamiento de Datos Personales

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS

Introducción

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS (en adelante LND), como responsable del tratamiento de los datos personales para el uso de nuestros canales digitales, se encuentra comprometida con la seguridad de la información obtenida de nuestros colaboradores, clientes, proveedores, aliados o de cualquier persona que suministre información de carácter personal.

En cumplimiento con los lineamientos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015), y demás normas que modifiquen o adicionen, LND implementa políticas para el adecuado tratamiento de los datos personales.

La aplicación de estas políticas es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de nuestra compañía. Su propósito es establecer los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales, garantizando el derecho fundamental a la protección de datos personales o Ley de Habeas Data (Ley 1581 de 2012), que otorga a toda persona el derecho a conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales recolectados y tratados en nuestras bases de datos.

Ámbito de Aplicación

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos y archivos, tanto físicos como digitales, gestionados por LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, quien ostenta el rol de responsable del tratamiento de los datos personales recolectados.

Igualmente, se aplicará en aquellos casos en que LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS actúe como encargada del tratamiento de datos personales.

Objetivo

El objetivo de esta Política es proporcionar la información esencial a los diversos grupos de interés y establecer directrices de conformidad con la legislación vigente, para asegurar la protección de los datos personales tratados por LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS.

De esta manera, se garantiza la seguridad de la información y se cumple con la normativa, así como con las políticas y procedimientos destinados a atender los derechos de los titulares en lo referente a la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales.

Definiciones

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Acceso restringido: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos.
Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contengan datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento.
Calidad del dato: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Confidencial: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.
Consentimiento informado: El Tratamiento de datos personales sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del Tratamiento: Persona que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Equipo de Protección de Datos Personales: Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos.
Niño, niña y adolescente: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Oficial de Protección de Datos Personales: Persona responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos.
Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.
Transferencia: Envío de información o datos personales a un receptor dentro o fuera del país.
Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del país con el fin de su tratamiento por parte de un Encargado.
Supresión: Acción que el Titular de los datos personales solicita al Responsable y/o Encargado para cesar el tratamiento de sus datos.

Principios para el Tratamiento de Datos Personales

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Principio de Pertinencia

Los datos personales recolectados deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

Protección Especial a los Datos Sensibles

Sólo se recolectarán datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo del objeto social. Se deberá contar con la autorización expresa del titular y se verificará que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual o bien provenga de autorización legal.

Principio de Libertad

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado por parte del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos

El Tratamiento a que se refiere la presente ley, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Veracidad o Calidad

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de Seguridad

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Principio de Temporalidad del Dato

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el dato personal, se deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad que garanticen su seguridad.

Responsable del Tratamiento de Datos Personales

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS asume el papel de responsable del tratamiento de datos personales en relación con toda la información de carácter personal sobre la cual toma decisiones directas, cumpliendo con las funciones legalmente reconocidas que le corresponden. La responsabilidad del adecuado tratamiento de datos personales al interior de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS está en cabeza de esta como empresa y de todas las personas vinculadas a ella.

El responsable del tratamiento de los datos personales es LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, sociedad debidamente registrada ante la Cámara de Comercio, con NIT: 900.378.088-5, cuyo domicilio principal es la ciudad de Mosquera – Cundinamarca.

Canales de Atención

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS ha adoptado los siguientes canales de comunicación para la atención de las solicitudes de los Titulares de los datos personales:

Razón social: LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS
Domicilio principal: Mosquera – Cundinamarca.
Dirección de notificación y oficinas administrativas: Calle 20 No 42 – 66 Bogotá D.C.
Email: nacho@lanacionaldelicores.com
Teléfono: +57 3244759348
Sitio Web: www.lanacionaldelicoresdecolombia.com

Oficial de Protección de Datos Personales / Equipo de Protección de Datos Personales

El Equipo de Protección de Datos Personales o servicio al cliente es el responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de los datos sobre información relacionada con la ley de protección de datos personales. Estas solicitudes serán recibidas a través de los canales anteriormente mencionados.

Funciones del Equipo de Protección de Datos Personales

Las funciones del Equipo de Protección de Datos Personales o servicio al cliente incluyen, sin ser una lista taxativa, las siguientes:

Recibir, tramitar y responder solicitudes relacionadas con:
- Actualización de datos personales.
- Conocimiento de los datos personales registrados.
- Supresión de datos personales, ya sea por solicitud del titular o por decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Información sobre el uso dado a sus datos personales.
- Prueba de la autorización otorgada, cuando proceda según la ley.
Responder a los titulares de los datos personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con lo establecido en la ley.
Servir de vínculo con la institución reguladora encargada de la inspección, vigilancia y control en materia de protección de datos personales, en este caso la Superintendencia de Industria y Comercio.
Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento con las políticas de protección de datos personales, confidencialidad y seguridad de la información.
Cumplir con las obligaciones legales establecidas en las normas sobre tratamiento de datos personales, en especial lo consagrado en la Ley 1581 de 2016 y sus decretos reglamentarios.
Orientar al personal de la compañía en el tratamiento de la información personal.
Controlar y verificar el acceso a los datos personales dentro de la empresa.

Tratamiento de Datos Personales

El Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del Titular. De la misma forma, se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS informará previamente a los Titulares los datos personales que se requieren y el motivo por el cual se solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con:

El vínculo laboral, antes, durante y después del contrato de trabajo.
La relación contractual con los proveedores y clientes.

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS implementará en los contratos laborales o de prestación de servicio, en los contratos con los proveedores y con los clientes, un texto, formato o autorización, con el fin de que el Titular autorice de manera previa y expresa el tratamiento de sus datos personales, relacionados con la ejecución del contrato correspondiente. Esto incluirá la autorización para recolectar, modificar o corregir los datos personales del Titular. La autorización previa y expresa para el tratamiento de datos personales también podrá ser otorgada de forma verbal por los clientes y proveedores.

En caso de que algún área dentro de la compañía identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar al Equipo de Protección de Datos Personales, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política. El texto, formato o autorización también incluirá la autorización por parte del Titular, para que algunos de los datos puedan ser entregados a terceros por parte de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, de acuerdo con la finalidad de la relación contractual.

Deberes del Responsable del Tratamiento

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, como responsable del Tratamiento, se compromete a cumplir los siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:

A. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de datos personales y su complementario de habeas data, permitiendo el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
B. Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el Titular de datos personales para el tratamiento de los mismos.
C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos vinculados a esta autorización.
D. Conservar la información bajo condiciones de seguridad físicas y digitales que impidan su modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, además de cualquier conducta regulada y sancionada en la ley de delitos informáticos.
E. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable, rectificando cualquier error que se presente.
F. Actualizar oportunamente la información, garantizando que los datos del Titular estén correctos en el término definido por la ley.
G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
H. Implementar mecanismos tecnológicos que provean condiciones de seguridad y privacidad para proteger la información del Titular.
I. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
J. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
K. Velar por el uso adecuado de los datos personales sensibles de los niños, niñas y adolescentes.
L. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra entidad pública competente.
M. Usar los datos personales del Titular únicamente para las finalidades debidamente autorizadas, respetando la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
N. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la ley.
O. Informar al Encargado del Tratamiento sobre cualquier información en discusión por parte del Titular, cuando haya sido presentada una reclamación sin haberse finalizado el trámite respectivo.
P. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Q. Cumplir con los requerimientos e instrucciones impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.
R. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
S. Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley para la atención de consultas y reclamos.

Derechos que le Asisten a los Titulares de los Datos

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los siguientes son los derechos que le asisten a los Titulares de los datos personales:

A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, en su calidad de responsable del tratamiento o los encargados del tratamiento de datos personales. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B. Tener fácil acceso al texto de esta política y sus modificaciones.
C. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
D. Ser informado por parte de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
E. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la sustituyan, modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS.
F. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando el responsable o el encargado haya incurrido en conductas contrarias a la ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en las bases de datos.
G. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. El acceso a los datos personales se llevará a cabo por medio de los canales definidos por el responsable y/o el encargado.
H. Conocer las modificaciones a los términos de esta política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

Los derechos referidos podrán ser ejercidos por:

a. El Titular de los datos, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos canales de comunicación que le ponga a disposición LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS.
b. Los niños, niñas y adolescentes podrán otorgar sus datos personales a través de un representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría, consejería y/o administrador, sea por vínculo legal, natural o por sentencia ejecutoriada, de acuerdo con las reglas de la Ley 1306 de 2009.
c. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
d. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
e. Cualquier autoridad judicial o administrativa que, por su naturaleza jurídica y dedicación frente al Estado, pueda exigir el cumplimiento de uno, varios o todos los derechos que tiene el Titular.

Autorización y Consentimiento del Titular

El Tratamiento de Datos Personales realizado por LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización por parte del Titular de la información, al momento de la recolección del dato personal, dependiendo del medio en que se obtengan, sea verbalmente y/o por medio de un documento escrito, físico o digital, que permita asegurar su posible verificación del otorgamiento de dicha autorización, con las medidas necesarias para su conservación y custodia.

Para efectos del Tratamiento de Datos Personales, correspondientes a imágenes y demás datos personales que pudieran recolectarse en lugares de masiva afluencia, tales como:

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS.
Stores y/o eventos realizados por LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, directamente o a través de terceros.
Actividades de comercialización, mercadeo, publicidad y/o fidelización, entre otras.

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, dispondrá un aviso visible en el lugar respectivo en el que informará de la captación de forma general, abstracta y masiva de imágenes y demás datos personales relacionados, así como de la finalidad para los cuales serán tratados. De esta manera, LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, obtendrá la autorización de que trata este aparte mediante la conducta inequívoca de ingresar a las instalaciones a sabiendas de esta forma de captación de imágenes y demás datos personales relacionados.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa, deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley y en la presente política de tratamiento de datos personales.

Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de Datos Personales por parte de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, estará circunscrito a todas las finalidades relacionadas y necesarias para ejecutar y cumplir con su objeto social. Además de ello, tendrá las siguientes finalidades:

Organizacionales

Cumplimiento del objeto social y desarrollo de las actividades propias de la sociedad.
Archivar, procesar y mantener la información recolectada de los titulares, por computadora u otros medios, para el cumplimiento de procesos internos y de gestión de calidad.
Cumplir con las obligaciones legales, contractuales, administrativas, fiscales, tributarias y de control.
Gestión de información para envío de comunicados, solicitudes, cotizaciones, productos, bienes y/o servicios.
Llevar registro actualizado de los datos recolectados de los titulares de la información, para el desarrollo de estadísticas, encuestas, propuestas económicas, planes de acción, reportes e informes.
Gestión de la ubicación y localización de los titulares de la información con fines laborales, contractuales o comerciales.
Gestionar el archivo, actualización, protección y custodia de la información y bases de datos de los titulares de los datos.
Declarar y pagar impuestos ante entidades gubernamentales nacionales, departamentales y municipales.
Compartir información con terceros con los cuales se hayan celebrado contratos para fines comerciales, operativos y/o administrativos, y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
Compartir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS haya celebrado contratos para fines comerciales, operativos y/o administrativos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
Transmitir los datos personales a terceros nacionales y/o internacionales en el marco de contratos de procesamiento de datos celebrados entre estos y LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS.
Encargar a terceros el tratamiento de datos personales de los que LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS sea responsable.
Otras finalidades que surjan en el desarrollo de las relaciones con la sociedad según el tipo de información y vinculación.

Clientes

Gestionar la información necesaria para la correcta identificación del cliente y el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales relacionadas con la expedición de facturas y trazabilidad de transacciones.
Registrar o actualizar la información del cliente en los sistemas informáticos y recursos tecnológicos de la compañía para el desarrollo de actividades jurídicas, solicitudes de crédito, gestiones contables, administrativas y financieras asociadas al relacionamiento comercial.
Gestionar la relación comercial y logística de venta y entrega de productos a través de los distintos canales de atención y venta, generando indicadores y datos para el análisis, evaluación, control y mejora de procesos operativos y comerciales.
Realizar estudios de crédito, generar reportes de comportamiento crediticio y establecer comunicaciones requeridas para dichos procesos.
Realizar actividades de cobro de las obligaciones crediticias contraídas a favor de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, incluyendo las actividades relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones contractuales, como: seguimiento de pagos, envío de recordatorios, envío de estados de cuenta, negociación de planes de pago, recuperación de montos adeudados y demás gestiones que sean necesarias para llevar a cabo la gestión de cobranza.
Cumplir con los procesos internos de administración de clientes.
Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes asociadas a la venta, entrega y calidad de los productos.
Contactar al cliente vía llamadas, mensajes, redes sociales o cualquier canal para compartir información de interés, novedades de productos y servicios.
Enviar comunicaciones con fines de mercadeo o marketing directo, publicidad, y fidelización, así como noticias o eventos asociados a la actividad de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, con los clientes y beneficios de sus productos y servicios.
Contactar a los titulares a través de internet o de llamadas telefónicas, correspondencia física y/o electrónica, mensajes de texto, o cualquier red social o canal de comunicación, con el fin de brindarle información o novedades relacionadas con nuestros productos y/o servicios.
Desarrollar actividades de mercadeo, publicidad y fidelización directamente o a través de terceros y por cualquier canal y/o medio de comunicación existente o que llegare a existir, incluyendo redes sociales.
Invitar a participar en encuestas, concursos y registrarse en formularios en línea e informar sobre nuevas tiendas.
Compartir información con aliados y proveedores que tengan relación contractual para el cumplimiento del objeto.
Ejecutar acciones de perfilamiento comercial; proyecciones; analítica; identificación de tendencias de mercado; definición de patrones; previsión de hábitos de consumo; inteligencia de negocios; toma de decisiones; labores de inteligencia artificial; encuestas de satisfacción en la experiencia de cliente; análisis de conductas digitales (redes sociales, portales web, apps); investigaciones estadísticas, financieras y de riesgos; entre otros métodos de aprovechamiento de datos con el propósito de conocer a los clientes, construir propuestas valiosas y personalizadas de nuestros productos y servicios, mejorar la experiencia de usuario y asesorarlos de manera integral.
Envío de información de interés de los clientes a modo de newsletter.
Esta información podrá ser objeto de uso, análisis, cruce, tratamiento y transmisión con anunciantes, colaboradores, patrocinadores, proveedores y aliados estratégicos y comerciales de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS.
Actualización de los sistemas, copias de respaldo, protección y custodia de la información y bases de datos de clientes.
Generar información histórica, estadística, reportes e informes para análisis interno.

Proveedores

El tratamiento de los datos personales de los proveedores y contratistas se recolecta con la finalidad de:

Contactar para el proceso de negociación de contratos.
Gestionar toda la información necesaria para la verificación de la idoneidad profesional, técnica y personal.
Solicitar propuestas comerciales para adquirir bienes y/o servicios.
Contactar para todos los efectos relacionados con la ejecución y cumplimiento del objeto contractual.
Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, comerciales, administrativas, tributarias y de ley.
Cumplir con los procesos internos de la sociedad en materia de administración de proveedores, contratistas y terceros.
Contactar para todos los efectos relacionados con el cumplimiento de los derechos y deberes del proveedor.
Dejar registro contable de las operaciones realizadas.
Evaluar la calidad de los servicios prestados.
Tramitar la solicitud de cotizaciones como proveedor.
Mantener un archivo digital con la información correspondiente a cada contrato.
Enviar información relativa a los servicios ofrecidos, encuestas de satisfacción, ofertas comerciales, promociones e invitaciones a eventos.
Invitar a participar como asistente, conferencista o patrocinador en eventos y/o capacitaciones.
Realizar actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.

Funcionarios y Ex Funcionarios

El tratamiento de datos personales de los funcionarios y exfuncionarios estará enmarcado en la relación laboral, garantizando sus derechos y deberes conforme al Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 1581 de 2012.

Solicitar actualización de los datos personales proporcionados por el titular.
Coordinar la logística de recursos y actividades empresariales relacionadas con cada cargo.
Calcular y administrar los pagos a los empleados, incluyendo seguridad social y prestaciones sociales.
Gestionar condiciones de salud de los colaboradores y realizar seguimiento de incidentes o accidentes laborales.
Ubicar al empleado y/o familiares en situaciones laborales, cuando el trabajador no pueda informar por sus propios medios.
Realizar afiliaciones a la seguridad social de los trabajadores y sus beneficiarios.
Gestionar planes familiares, subsidios y auxilios de acuerdo con la normativa vigente.
Suministrar información a terceros con relación contractual cuando sea necesario para el cumplimiento del objeto contratado.
Realizar entrevistas para ascensos, evaluaciones de desempeño y auditorías internas.
Facilitar auditorías internas y externas sobre aspectos laborales.
Ejecutar procesos de gestión humana: selección, contratación, compensación, formación, bienestar, evaluación de desempeño y beneficios laborales.
Acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral.
Ofrecer programas de bienestar corporativo y actividades empresariales para el titular y sus beneficiarios.
Identificar y prevenir el fraude interno y externo en caso de datos biométricos capturados mediante videovigilancia.
Registrar, archivar y mantener documentación necesaria para el cumplimiento de la ley laboral.
Garantizar una adecuada gestión financiera y administrativa del fondo de empleados, asegurando el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales.

Accionistas

El tratamiento de los datos personales de los miembros de junta directiva y asistentes de comités se recolecta con la finalidad de:

Remitir estudios y análisis desarrollados en cumplimiento del objeto social de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS.
Gestionar información y documentación necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales con los accionistas.
Cumplir con los procesos internos de administración y entrega de informes a los accionistas.
Cumplir con las citaciones a asambleas ordinarias y extraordinarias conforme a la ley.
Actualizar y proteger la información y bases de datos de accionistas.
Gestionar información relacionada con acciones, enajenación y adquisición de las mismas.
Realizar citaciones a la Asamblea, Junta Directiva y Comités.

Prohibiciones en el Tratamiento de Datos Personales

En desarrollo de la política de la empresa, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones derivadas del incumplimiento, que pueden generar riesgos en el tratamiento indebido de datos personales.

Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento o cualquier otro tratamiento de datos personales sin autorización del titular o de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS.
Los empleados que infrinjan esta prohibición estarán sujetos a las sanciones correspondientes según la ley.
Se prohíbe cualquier tratamiento de datos personales con una finalidad distinta a las establecidas en este documento o que pueda dar lugar a delitos informáticos conforme a la Ley 1273 de 2009.
El tratamiento de datos personales de menores de edad solo se gestionará con el consentimiento expreso, previo e informado de sus padres o representantes legales y exclusivamente para las finalidades establecidas en este documento.

Procedimiento para Solicitudes de Actualización, Corrección, Supresión, Revocatoria de la Autorización o para Presentar Reclamos

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, ha implementado procedimientos para brindar atención a consultas, peticiones y reclamos. Los titulares pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización en los términos que establece la ley.

Procedimiento General

Presentación de reclamo: Se debe enviar una solicitud al correo nacho@lanacionaldelicores.com con la siguiente información:
- Identificación del Titular, su representante o causahabiente.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Correo electrónico de contacto.
- Datos y canales donde reposa el tratamiento de los datos personales.
- Documentos que se quieran hacer valer.
- Se asignará un radicado a la solicitud.
Solicitud incompleta: Si la solicitud está incompleta, se requerirá la información faltante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Si después de dos (2) meses no se recibe la información, se entenderá que el reclamante ha desistido del reclamo.
Plazo de respuesta: El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible atenderlo en ese tiempo, se informará al interesado sobre la demora y se establecerá una nueva fecha de resolución que no superará los ocho (8) días hábiles adicionales.

El Equipo de Protección de Datos Personales será responsable de recibir y tramitar estas solicitudes conforme a la normativa vigente.

Resultado de la Reclamación y Supresión del Dato

El titular tiene derecho a solicitar la supresión total o parcial de sus datos personales de los registros, archivos o bases de datos de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS cuando:

No se respeten los principios, deberes y garantías constitucionales y legales en el tratamiento de sus datos.
Los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Excepciones a la Supresión

El derecho de supresión no es absoluto y podrá ser negado en los siguientes casos:

Cuando el titular tenga una obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si la eliminación de datos afecta procesos judiciales o administrativos relacionados con obligaciones fiscales, investigaciones de delitos o sanciones administrativas.
Si los datos son necesarios para proteger intereses jurídicos del titular, cumplir con el interés público o con una obligación legalmente adquirida.

Si la solicitud de supresión es procedente, LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS tomará las medidas necesarias para eliminar la información de forma irreversible. No obstante, ciertos datos podrían permanecer en registros históricos por cumplimiento de obligaciones legales.

Cancelación del Envío de Publicidad

El titular puede solicitar la cancelación del envío de publicidad y/o del tratamiento de sus datos mediante los canales dispuestos por LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS. La solicitud debe incluir:

Nombres y apellidos del titular.
Número de identificación.
Motivo de la solicitud de retiro.
Medio del cual desea cancelar la recepción de publicidad.
Número de teléfono y correo electrónico de contacto.

El procedimiento de cancelación seguirá el proceso general anteriormente descrito.

Revocatoria de la Autorización de Uso de Datos Personales

El Titular del dato podrá revocar su autorización en cualquier momento mediante una solicitud libre y voluntaria, siempre que no exista una obligación legal o contractual que imponga su permanencia en la base de datos.

El consentimiento para el tratamiento de datos personales podrá ser revocado si no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS procederá con la revocatoria de la autorización cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que el responsable o el encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Para estos efectos, se aplicará el procedimiento general previamente establecido.

Actuación en Condición de Encargado de Tratamiento de Datos Personales

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS puede actuar como encargado del tratamiento de datos personales, ya sea de manera autónoma o en asociación con otros, en nombre de un responsable del tratamiento.

En estos casos, LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS deberá:

Cumplir con las instrucciones establecidas por el responsable para el tratamiento de los datos personales.
Informar al responsable sobre cualquier solicitud de consulta o reclamo presentada por un titular o interesado.
Actualizar, rectificar o suprimir los datos oportunamente conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normativas vigentes.
Garantizar el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
Notificar al responsable sobre cualquier violación a los procesos de seguridad que represente un riesgo en la administración de los datos personales.

Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS podrá transferir y transmitir datos personales a terceros con quienes tenga una relación operativa o que presten servicios necesarios para su funcionamiento, de acuerdo con las normativas legales vigentes.

Reglas para la Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Cumplir con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Verificar que los países receptores cuenten con niveles adecuados de protección de datos personales.
Asegurar que tiene la facultad legal para realizar la transferencia o transmisión de los datos.
Incluir cláusulas contractuales o celebrar contratos específicos que definan las condiciones del tratamiento de datos.
Solicitar la implementación de medidas de seguridad en las bases de datos para garantizar la confidencialidad y protección de la información.
Utilizar mecanismos seguros para la transmisión internacional de datos.
Garantizar la trazabilidad del cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada mediante documentos físicos o electrónicos.
Verificar que el encargado de la información cumpla con las disposiciones establecidas en la Circular 5 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Alcance de la Transmisión de Datos

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS solo transferirá datos personales a terceros con quienes haya celebrado contratos para fines comerciales, administrativos u operativos, incluyendo:

Expedición de carnés y certificaciones personalizadas.
Reportes y consultas en centrales de riesgo.
Evaluación de capacidad financiera.
Otros procedimientos requeridos por proveedores y contratistas según la legislación vigente.

En todos los casos, cuando LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS transfiera datos personales dentro o fuera del territorio colombiano, se establecerán cláusulas contractuales o acuerdos de transmisión que obliguen al encargado a aplicar las disposiciones de la política de tratamiento de datos personales y garantizar su manejo conforme a la finalidad autorizada por los titulares y las leyes aplicables.

Videovigilancia

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS podrá utilizar diversos medios de videovigilancia en diferentes sitios internos, informando sobre la existencia de estos mecanismos mediante anuncios visibles ubicados estratégicamente para su fácil identificación.

Los titulares brindan su autorización mediante la conducta inequívoca de ingresar a las instalaciones con conocimiento de la presencia de sistemas de videovigilancia.

El sistema de videovigilancia se utilizará exclusivamente para finalidades específicas, explícitas y legítimas, enfocadas en la identificación, seguridad y prevención de fraudes internos y externos. No se realizarán inspecciones en áreas donde prime la intimidad del titular, tales como baños o espacios privados.

Este sistema tiene como objetivo garantizar la seguridad de bienes, instalaciones y personas. Las grabaciones pueden ser utilizadas como prueba en procesos administrativos o judiciales, conforme a las normas aplicables.

El acceso a las imágenes y/o audios captados mediante videovigilancia será restringido y solo estará disponible para:

Control interno
Centro de monitoreo
Área de TI
Coordinadores administrativos
Líderes logísticos de cada regional

Ninguna otra persona podrá acceder a las imágenes del CCTV, salvo que exista una orden de una autoridad competente. En caso de que una imagen sea objeto de una reclamación, queja o proceso judicial, se conservará hasta que el caso sea resuelto.

Temporalidad de la Información

El tratamiento de datos personales realizado por LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS estará determinado por la vigencia de la finalidad para la cual fueron autorizados, así como por normas administrativas, contables, fiscales e históricas aplicables.

Una vez agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS procederá a:

Destruir o devolver la información, según corresponda.
Conservar los datos únicamente si así lo dispone la ley.
Adoptar medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado de los datos.

Entrega de Datos Personales a Autoridades

Cuando autoridades judiciales o estatales soliciten acceso o entrega de datos personales de las bases de datos de LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS, se realizará un procedimiento de verificación de la legalidad y pertinencia de la solicitud.

Para ello, se documentará la entrega de la información solicitada, garantizando que los datos cumplan con los principios de:

Autenticidad
Confiabilidad
Integridad
Disponibilidad

Además, se advertirá a la autoridad requirente sobre las medidas de seguridad aplicables y los riesgos que conllevaría el uso indebido de los datos entregados.

Seguridad de la Información

LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS ha adoptado medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas para garantizar la protección de los datos personales bajo su tratamiento. Estas medidas se clasifican en:

Nivel alto
Nivel medio
Nivel bajo

La clasificación de seguridad dependerá de la criticidad de los datos tratados y los riesgos asociados.

Se han implementado mecanismos de seguridad físicos, digitales y administrativos para:

Garantizar el derecho a la privacidad y confidencialidad de la información.
Minimizar los riesgos de fallas de seguridad.
Evitar tratamientos indebidos de los datos personales.

Estos lineamientos complementan las políticas, procedimientos e instructivos generales vigentes dentro de la empresa, sin sustituirlos ni desconocerlos.

Vigencia de la Política

La presente política aplicará a partir del día 01 de enero de 2025. LA NACIONAL DE LICORES DE COLOMBIA SAS se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de Datos Personales será comunicado oportunamente a los titulares de los datos mediante los medios habituales de contacto.

Historial de Versiones

Versión #1: Enero 2020
Versión #2: Enero 2025

HASTA AQUÍ LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.